Como evitar el trillado “echando a perder se aprende”

Es muy común escuchar este trillado refrán, a modo de consuelo cuando algo no resulta como se lo esperaba. Ya que en la lógica no se deberían cometer los mismos errores, y más bien se los debería usar para, aprender, corregir y evolucionar.

Pero qué tal si se pudiera aprender “sin echar a perder”, evitando malos ratos, pérdidas económicas, pérdidas laborales, frustración o cualquier otro daño colateral. La forma de evitar esto es a través de un “controller”, el mismo que se puede aplicar bajo diferentes enfoques de la estructura empresarial, hasta se lo puede aplicar para uso personal.

Primero vamos a definir que es un “controller”, este término nace de la función de controlar algo, el mismo que fue creado por el parlamento británico a fines del siglo XVIII, para el control de gastos del reino. Otros países adoptaron también, como Francia en 1820 y Estados Unidos 1821. A su vez después de la primera guerra mundial el sector privado notó los beneficios de este modelo de control, siendo desde este periodo que muchas empresas lo han optado y lo han ido evolucionando, según las necesidades propias, los cambios económicos y los cambios políticos.

Si bien es cierto la figura de “controller” se originó bajo un enfoque mas contable, pero como mencione ha ido evolucionando, y esta evolución lo ha convertido en un gestor estratégico.

Decimos que el “controller” es un gestor estratégico; ya que ahora no solo controla un presupuesto, si no lo crea, planea, define a los responsables, crea los KPI`S (key performace indicators), mide las desviaciones, genera informe para correctivos y evalúa puntos de mejora. Es la persona o el departamento que armoniza los diferentes departamentos de la empresa con el fin de que todos trabajen para un fin común, que es alcanzar el objetivo que la empresa se ha planteado tanto a corto, mediano y largo plazo.

Cuales son los pasos a seguir para un correcto desempeño de un “controller”:

·        Conocer el modelo de negocio

·        Plantear un FODA del negocio

·        Metas, objetivos, estrategias

·        Planear plan de trabajo

·        Crear KPI`S

·        Elaborar informe

·        Plantear mejoras

Conocer el modelo de negocio es esencial ya que sino se tiene claro este punto todo el plan puede ser perjudicial para la organización. Puntos básicos de este entendimiento son saber que se vende, como y para quién.

Plantear un FODA, te permite saber cómo potenciar las fortalezas, como aprovechar las oportunidades, como mejorar las debilidades y cómo evitar las amenazas.

La fijación de objetivos, la creación de estrategias y el planteamiento de metas, permite crear un camino de hacia dónde llegar.

Planear el plan de trabajo, es la parte estructural donde se define los responsables, el departamento involucrado, el cronograma de trabajo, el que medir, como evaluar, cómo controlar, etc.

Los KPI`S, son los puntos más importantes al medir y analizar la evolución de lo planteado, es el punto donde se evalúan las desviaciones y es donde se pueden tomar correctivos tempranos y oportunos.

El informe, resume la evolución de lo planteado, o el proceso operativo, o la culminación de la labor. Es en este informe donde se toman las decisiones sobre los objetivos a mediano y largo plazo.

Plantear mejoras, dado que el “cotroller” es un consolidador de datos y un nexo entre los departamentos de la empresa, le otorga una visión global del negocio, encontrando puntos de mejora que permita llegar más rápido y mejor al objetivo planteado y por qué no; poder plantear nuevos objetivos con metas más ambiciosas.

El tener al alcance muchos datos, pero el no saber cómo interpretarlos ni usarlos, causa que se tomen malas decisiones. Es por eso que el “controller” es muy importante al momento de consolidar los mismo, ya que buscará el mejor procesamiento, sea a través de herramientas simples como el Excel o herramientas más elaboradas como el uso de tecnologías de la información. Cuando los datos son procesados se transforman en información, la cual crea un punto de inflexión en la generación de ventajas competitivas frente al resto.

Como pudimos ver el “controller” es un aporte clave para la organización, sea esta que se encuentre en un estado consolidado o en la fase de emprendimiento. Su función busca evitar errores y fomentar una mejora continua.

Al principio de este escrito dije que un “controller” se puede aplicar para uso personal, ya que muchas veces actuamos sin objetivos, no evaluamos nuestras acciones ni aprendemos de ellas, es por esto que te doy otra herramienta simple que resume lo mencionado anteriormente:

·        Planificar

·        Ejecutar

·        Documentar

·        Evaluar

·        Mejorar

Recuerda que no hay nada más peligroso que un ignorante motivado, pero aún más peligroso un ignorante motivado, sin un plan.

Andrés Torres Iglesias